Pedoman Perancangan Dokumen

.

Pertimbangan Umum:
1. pertimbangkan bobotdan kualitas kertas sesuai dengan rencana pemakaian dokumen
2. untuk bagian-bagian penting cetaklah dengan cetakan tebal, garis bawah ganda, atau
sejenisnya.
3. pertimbangkan ukuran standar dokumen
4. pertimbangkan ukuran dokumen untuk kepertuan pengarsipan, penjilidan, dan pengiriman
5. jika dokumen dikirimkan ke pihak ekstern, pertimbangkan alamat tujuan agar tepat berada di posisi jendela amplop.
6. pertimbangkan warna kertas yang berbeda-beda untuk tembusan dokumen agar mempermudah pendistribusiannya
7. buat pedoman ringkas tentang tata cara pengisian dokumen/formulir.

Bagian pembukaan (atas) dokumen:
1. nama dokumen ditempatkan paling atas dan dicetak tebal
2. cantumkan nomor urut dokumen
3. Jika dokumen dikirimkanke pihak ekstern, cantumkan nama dan alamat perusahaan pada rincian atas dokumen.

Bagian isi
1. informasi yang secara logis berhubungandikelompokkan menjadi satu
2. sediakan ruang yang cukup untuk merekam data barang yang dipesan
3. urutkan data sesuai dengan urutan standar

Bagian bawah (konklusi):
1. sediakan ruang yang cukup untuk mencantumkan disposisi
2. sediakan ruang untuk mencantumkan tanda tangan atau tanda persetujuan
3. sediakan ruang untuk mencantumkan total nilai transaksi
4. sediakan ruang untuk menjelaskan distribusi dokumen.